Organiser un Webinaire

Qu’est-ce qu’un webinaire ?

Le terme webinaire est issu de la contraction des mots web et séminaire. L'Office québécois de la langue française définit le webinaire comme un « séminaire multimédia et interactif accessible en ligne sur inscription et que l'on peut suivre en direct sur le Web, afin de parfaire ses connaissances sur des sujets ».

C’est un outil où tous les participants voient et entendent la même chose au même moment et qui peut également être interactif puisque les participants peuvent poser des questions ou intervenir.

 

Pourquoi tenir un webinaire ?

On utilise les webinaires pour créer et diffuser du contenu, de l’information. Les webinaires peuvent être utilisés dans le cadre de réunions de travail, de formations à distance, pour obtenir des opportunités commerciales, etc.

Un webinaire peut avoir une diffusion unique ou répétée, être interactif ou pas, selon les objectifs visés. Il implique une composante audio et un partage d’écran, avec une captation vidéo en option. Le webinaire permet la visualisation de présentations, de vidéos, les démonstrations de logiciels et de pages Web.

Les webinaires sont un outil de communication efficace pour la communauté scientifique. Leur planification demande peu de temps, alors que l’organisation de conférences et de workshops exige d’importantes ressources. L’interaction en temps réel entre l’auditoire et le conférencier permet finalement l’incorporation de sondages, d’évaluations et de questionnaires aux webinaires.

 

Comment élaborer un webinaire ?  

Un service de visio-conférence est offert à l'Institut Douglas. Il vous sufft de contacter Charles-Édouard Carrier pour en connaître les détails.

Vous pouvez aussi créer un webinaire par vous-même. Il suffit d’utiliser un fournisseur de programme de webinaire comme Webex ou GotoWebinar. Le choix d’une plateforme de webinaire se fait selon le type de webinaire présenté, son accessibilité et son coût. Voici quelques éléments à considérer lors de la création d’un webinaire :

• Choisissez votre sujet de webinaire. Identifiez votre public cible.
• Créez un plan détaillé pour votre webinaire. Quels aspects du sujet allez-vous développer ? Déterminez quels outils vous allez utiliser pour votre webinaire. Décidez d’une durée totale pour votre webinaire. Est-ce qu’il va y avoir une période de questions ? Définissez votre date/heure de présentation. Trouvez le lieu d’organisation de votre webinaire.  
• Choisissez un programme de webinaire. Est-ce que le programme vous permet de gérer les invitations et inscriptions des participants à vos webinaire ?
• Faites un essai. Invitez quelques collègues de travail à participer à un essai du webinaire. Planifiez de 15 à 20 minutes pour cet exercice. Ceci permet de vérifier les fonctionnalités utilisées lors du webinaire et ainsi trouver et régler les erreurs qui surviennent.
• Envoyez des invitations. La première annonce devrait paraître un mois avant la date du webinaire. Tous les canaux sont bons pour l’annonce : votre page d’accueil, la signature de vos e-mails, les publipostages ciblés, votre bulletin d’information, etc.  Il convient d’envoyer un rappel automatisé deux à trois jours avant le séminaire afin de rafraîchir la mémoire de vos participants. Faites attention au nombre de participants s’il y a une limite avec le programme choisi.
• Validez votre plan détaillé du webinaire. Ceci permet d’évaluer la limite de temps, d’organiser vos idées.
• Jour du webinaire. Connectez-vous au programme de webinaire au moins 10 minutes avant le début de votre présentation. Ceci permet de vérifier que tout fonctionne comme il le faut. À la fin, selon le programme choisi, vous pouvez avoir accès à des statistiques de connexion. Ainsi, vous disposerez d’un outil pour évaluer votre webinaire. 

Limitation

Les plateformes de webinaires peuvent être gratuites ou pas, et peuvent avoir une limite au nombre de participants. Aussi, si la plateforme est payante, il est possible qu’une augmentation du nombre de participants amène une augmentation des coûts.

 

Petits conseils

Un webinaire peut être enregistré et diffusé ultérieurement pour les participants qui n’ont pas pu assister à la captation en direct. Cette webdiffusion ne permet toutefois pas d'interaction entre le présentateur et le public.

En principe, un exposé ne devrait pas durer plus de 60 minutes.

 

En savoir plus

Veuillez noter que ce document est un outil se voulant généraliste. N’hésitez pas à contacter la Coopérative des savoirs pour obtenir un soutien personnalisé : coop@douglas.mcgill.ca

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Titre : Wiki Transfert de connaissances
Auteur : Coopérative des savoirs, Institut universitaire en santé mentale Douglas
Date : (date de consultation)

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